O Coronavírus e o Home Office – O que precisamos saber neste momento?

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A pandemia provocada pelo coronavírus (COVID-19) é assunto em todo o mundo desde o início de janeiro de 2020, e a necessidade de se adaptar, alterando alguns padrões de consumo e comportamento para proteger sua saúde e a de terceiros está fazendo com que todas as pessoas estejam mudando suas rotinas.

No Brasil, esse avanço tem feito Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos reagirem com planos de contingência muitas vezes emergenciais e, entre as alternativas mais adotadas, está o incentivo ao home office por parte de seus colaboradores.

Para nós, a relação entre o coronavírus e o home office está muito clara: quanto menos pessoas estiverem nas ruas, quanto mais ficarmos em casa, menores as chances do contágio se propagar.

Diante da gravidade da doença e sua rápida transmissão, a suspensão de eventos e viagens, a prorrogação de reuniões e a própria suspensão de prazos por parte do Poder Judiciário, institucionalizar o trabalho remoto passa a ser a decisão mais sensata a ser tomada.

Mas assim como uma solução, esse também é nosso desafio.

Em muitos casos, com todos seus colaboradores em home office, Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos precisam se organizar para atender às necessidades geradas pelo pico de utilização dos usuários existentes, assim como manter as suas demandas cotidianas. A adoção de ferramentas para trabalho colaborativo, comunicação interna e produtividade, torna-se crucial neste momento, onde o objetivo é manter 100% da agenda e dos cronogramas utilizando soluções remotas.

O iiLex Jurídico é um sistema de gestão totalmente web, com plataforma em nuvem e acessível por qualquer dispositivo (laptop, desktop, tablet, smartphone), que permite aos colaboradores organizarem suas pautas e atividades, e mensurar quanto tempo está sendo gasto para desenvolver cada uma de suas tarefas.

Aos gestores, é uma ferramenta na qual conseguem acompanhar quando e quais pautas estão sendo feitas, mensurar os resultados de cada um desses esforços e identificar a produtividade de cada colaborador em suas obrigações diárias.

A iiLex elaborou um plano de contingência para lidar com esse cenário apresentado à todos nós.

Criamos um comitê emergencial para monitorar diariamente a situação, e reorganizamos toda nossa equipe de colaboradores. Essa estrutura foi criada para garantir o total suporte aos nossos parceiros e clientes, mantendo acesso pleno às suas plataformas, atentando sempre para performance e segurança.
Estamos monitorando especialmente:

– Performance de aplicação e banco de dados
Fizemos upgrade nos servidores de aplicação e banco de dados para esse período, já prevenindo possíveis picos de consumo em nossas aplicações.
– Monitoramento de tráfego de dados
Verificar possíveis anomalias, como acesso a servidores desconhecidos e até mesmo arquivos baixados de fontes estranhas é importante nesse momento, e para realizar esse acompanhamento foram habilitadas ferramentas específicas em nossa estrutura.
– Armazenamento em nuvem
O armazenamento não é só salvar um documento em nuvem, mas o tráfego deste documento. Aumentamos nossas capacidades de tráfego, já antevendo o aumento desta demanda durante o período de home office.
– Suporte
Deslocamos colaboradores das equipes de Projetos e Desenvolvimento para a equipe de Suporte. O objetivo é manter nossos Clientes e Parceiros sendo atendidos plenamente e no menor prazo possível.

Ainda cabe ressaltar o Uptime dos nossos servidores (tempo no ar). De acordo com uma empresa de análise independente, a Pingdom Weekly Report, o iiLex tem a taxa de 99.99% de Upitime, e um tempo médio de respostas nas suas requisições de 833ms.

Internamente, o home office já fazia parte da nossa política de trabalho, e seguindo as recomendações do Ministério da Saúde e da Organização Mundial de Saúde (OMS), estamos evitando o máximo possível contato social. Inicialmente, divulgamos aos nossos colaboradores um playbook do coronavírus, com todas as recomendações da empresa, além de estarmos realizando reuniões com os gestores de cada área para montar um plano de ação por time.

A seguir, listamos algumas dicas repassadas aos nossos colaboradores.

5 DICAS PARA O HOME OFFICE

1) Escolha um ambiente que remeta ao seu local de trabalho
Evitar barulho excessivo e muitas distrações é um dos pontos centrais para conseguir manter a produtividade durante o trabalho remoto.

2) Alinhar expectativas e procedimentos
Orientar se é preciso estar conectado o tempo todo, quanto tempo de refeição o colaborador terá, cumprir com os acordos firmados, são detalhes que devem ser acertados entre empresa e profissionais.

3) Compartilhe sua agenda com a equipe
A agenda compartilhada auxilia no controle de atividades que foram ou devem ser realizadas.

4) Evite trabalhar de pijama
O conforto extra provido pelo pijama pode deixar o profissional mais lento, abrindo brechas para a distração e diminuindo o ritmo das atividades.

5) Cumpra o seu horário de trabalho
Família, animais e outras questões pessoais são enormes distrações. Delimitar um horário de trabalho e segui-lo corretamente é importante para evitar queda de produtividade e acúmulo de tarefas.

“O home office e coronavírus vieram para colocar em xeque uma pauta que já está correndo há muito tempo: como adaptar as empresas para os novos padrões de trabalho, fora dos escritórios e com muito mais liberdade, flexibilidade e responsabilidade para os colaboradores.”

Rafael Krüger
CEO da iiLex

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