É um grande desafio trabalhar, de maneira inteligente e adequada, com a comunicação interna e externa no escritório de advocacia. Mesmo assim, essa iniciativa precisa ser executada de forma exemplar, para que os clientes tenham uma boa experiência e um atendimento personalizado.

Por mais competentes que sejam os advogados, as falhas na interação com o público-alvo não podem acontecer. E, infelizmente, esses erros prejudicam não apenas a transparência na execução dos serviços, mas também uma boa convivência.

Neste artigo, vamos destacar pontos que devem ser levados em consideração para um escritório de advocacia se comunicar de maneira mais efetiva com os stakeholders. Confira!

Uso estratégico os recursos tecnológicos

Com a transformação digital, a tecnologia para escritórios de advocacia passou a ser um elemento indispensável para uma performance de alto nível. Em razão disso, é muito importante ter um planejamento de como utilizar os recursos disponíveis.

A partir de um plano de comunicação, é possível, por exemplo, estabelecer as informações que podem estar disponíveis na intranet. Esse local pode ser uma alternativa para acessar documentos que estejam ligados às regras de conduta dos profissionais de Direito.

Além disso, a intranet pode fornecer as novidades relacionadas com as jurisprudências da área de atuação dos advogados do escritório. Inegavelmente, receber informações atualizadas é um diferencial para os trabalhos serem feitos de acordo com as melhores práticas do mercado. 

Com relação ao público externo, o plano de comunicação é um instrumento valioso para nortear os trabalhos de divulgação de informações no site e nas redes sociais corporativas. Dependendo da tecnologia empregada, o website pode contar com recursos de automação jurídica, como o chatbots. 

Conhecidos também como assistentes virtuais, eles podem responder a diversas perguntas dos usuários. Sem dúvida, isso facilita bastante o trabalho dos advogados, além de proporcionar um atendimento mais ágil. 

Uniformidade

Também é necessário que haja uma uniformização das informações disponibilizadas na comunicação interna e externa no escritório de advocacia. Em outras palavras, uma informação publicada na rede social não pode desmentir o que foi publicada, por exemplo, na intranet. 

Logicamente que pode haver algum erro por falta de atenção em um dado divulgado. Contudo, isso pode ser resolvido, a partir de uma correção rápida. E para evitar que isso aconteça um bom caminho é investir  em um software jurídico que forneça dados confiáveis e atualizados sobre as jurisprudências. 

Valorize a comunicação inclusiva 

Melhorar a comunicação interna e externa no escritório de advocacia é fundamental para criar um maior engajamento nos profissionais e nos demais segmentos do público-alvo. E para atingir esse objetivo, uma excelente alternativa é adotar a comunicação inclusiva.

Essa prática permite envolver vários perfis de pessoas, porque mostra como o escritório busca ser acolhedor e focado no bem-estar de todos. Nesse sentido, é fundamental garantir que todas as formas de comunicação não excluam nenhum tipo de indivíduo, integrando também naturalmente os diversos membros da equipe. 

Um detalhe importante é que a comunicação inclusiva não precisa abranger questões políticas ou ideológicas. Muitos advogados têm medo de que essa abordagem tenha um conteúdo tendencioso e capaz de afastar potenciais clientes. 

Por outro lado, é perfeitamente viável evitar esse problema a partir de uma comunicação que leve em consideração as características de cada pessoa, sem associações que possam sugerir parcialidade. Com um bom sistema de gestão jurídica, um escritório pode utilizar informações atualizadas sobre cada caso e, ao mesmo tempo, adotar uma linguagem acessível e que ajude a melhorar o relacionamento com os clientes. 

Padronize a comunicação de e-mails e WhatsApp

O correio eletrônico é, sem dúvida, uma ferramenta valiosa para aprimorar a comunicação interna e externa no escritório de advocacia. No âmbito interno, as mensagens de e-mail são cruciais para haver um alinhamento entre os gestores e os funcionários sobre os procedimentos a serem realizados.

Isso também vale para o WhatsApp, em que podem ser formados grupos de um determinado setor para a disseminação de mensagens sobre como os trabalhos devem ser executados.  

A partir de mensagens padronizadas, um escritório de advocacia tem mais condições de transmitir a visão, missão e os valores institucionais. Com certeza, essa é uma postura que fortalece  o endomarketing e o envolvimento da equipe.  Não é à toa que o correio eletrônico tem uma grande importância no desenvolvimento de campanhas internas.

Foco na experiência

O desenvolvimento da comunicação interna e externa no escritório de advocacia também passa por ações que buscam um maior envolvimento com os clientes. Por exemplo, o e-mail e o WhatsApp podem ser usados para pesquisas de satisfação sobre a qualidade do atendimento.

De acordo com as respostas dos entrevistados, é viável, por exemplo, identificar pontos que podem ser aprimorados com foco em gerar uma experiência mais agradável para os clientes. 

Também vale ressaltar que essas ferramentas ajudam a gerar uma maior conexão entre o escritório e o público-alvo Isso, inclusive, pode ser feito com as tradicionais mensagens de aniversário e de Ano Novo encaminhadas para cada membro da base de contatos.

Use a comunicação como instrumento educativo

Um escritório de advocacia precisa estar atento aos procedimentos descritos no Código de Ética da Ordem dos Advogados do Brasil (OAB). Afinal, é uma regulamentação que ajuda a orientar a conduta dos profissionais e a nortear a comunicação interna. 

Sem dúvida, assimilar as orientações previstas nesse código minimizam conflitos e garante a coerência nos serviços executados. Para isso, é fundamental facilitar o acesso dos colaboradores ao Código de Ética da OAB.

Também é recomendado usar os meios de comunicação interna para promover campanhas que ajudem a ter um melhor entendimento das regras previstas. Sem dúvida, essa iniciativa colabora para prevenir potenciais problemas e assegurar a atuação íntegra da equipe.

Logicamente, o escritório também pode utilizar as redes sociais e outros instrumentos (e-mail, WhatsApp e apps) para transmitir mensagens de cunho educativo para o público externo. Essa prática colabora bastante para a instituição ser mais bem avaliada pelos stakeholders.

Se pretende investir na tecnologia para gestão de escritório de advocacia com foco em melhorar o relacionamento com os clientes, entre em contato conosco agora mesmo. Estamos à disposição para te ajudar a se comunicar de forma mais assertiva.